Reconcile

O Reconcile reúne a entrada de faturas e o portal do contador no DocuVault. Ele oferece uma visão mensal específica sem conceder acesso a todo o drive da equipe.

Reúna as faturas

Use o Reconcile como destino das faturas que precisam ser entregues à contabilidade. Centralizar a entrada evita espalhar documentos do mês por pastas pessoais, pastas compartilhadas e links avulsos.

Os arquivos de origem continuam no DocuVault, com pastas, prévias, versões e lixeira. Confira a prévia para confirmar que cada item é a fatura desejada antes de usá-lo na visão mensal. Quando um arquivo muda, as versões continuam associadas a ele.

Esse fluxo específico não exige compartilhar todos os documentos de My Drive com o contador.

Use a pasta de entrada

Coloque os arquivos recebidos em To process, a pasta de itens a processar dentro da raiz configurada do Reconcile. O Reconcile lê, renomeia e organiza o que entra nessa pasta, incluindo subpastas. Arquivos fora dela não são lidos nem organizados automaticamente. Documentos já organizados só são renomeados enquanto permanecem onde o Reconcile os deixou.

Se o processamento falhar ou precisar de atenção, o arquivo permanece em To process com seu status e as ações disponíveis: revisar, tentar novamente, mover para outra pasta ou excluir. Arquivos recém-processados têm links para as pastas de destino. No portal do contador, a pasta e seus status são somente leitura.

Ofereça uma visão mensal ao contador

O portal apresenta as faturas do período em uma área própria. A entrega fica concentrada nesses documentos, sem expor arquivos de projetos, pessoas ou outros assuntos da empresa.

Organize a entrada antes da entrega para que a visão mensal contenha o que o contador precisa revisar. O acesso ao portal não exige acesso ao drive inteiro.

Preserve o acesso aos demais arquivos

My Drive mantém arquivos pessoais e compartilhados com permissões por pessoa. O Reconcile segue esse princípio ao oferecer um portal específico para faturas. Os arquivos fora desse fluxo ficam fora da visão mensal.

Não substitua o portal por um compartilhamento amplo do drive. Se um colega precisar de um documento de origem, compartilhe aquele arquivo com a permissão adequada. Veja My Drive e compartilhamento.

Revise cada entrega mensal

Confira os arquivos e suas prévias antes de considerar o mês pronto. Verifique o período e se uma exclusão acidental deixou alguma fatura apenas na lixeira. Se houver várias versões, confirme que a atual é a que deve ser entregue.

Assim, a entrada de faturas e o portal mensal permanecem organizados sem divulgar o restante do DocuVault.

Continue no DocuVault

Consulte My Drive e compartilhamento para organização, versões e recuperação. Para uma correção visual de PDF ou sua própria assinatura, use Editor de PDF. Para solicitar uma assinatura eletrônica simples no âmbito do eIDAS a outras pessoas, use Agreements.