Gapfy DocuVault kennenlernen
Gapfy DocuVault ist das Dokumentenmodul in Maestro. Es verbindet persönliche und geteilte Dateien, PDF-Bearbeitung, elektronische Signaturanfragen und die Rechnungsübergabe an die Buchhaltung in einem gemeinsamen Web-Arbeitsbereich.
Dateien in My Drive ordnen
My Drive bietet Ordner, Uploads per Drag-and-drop, Vorschauen und Berechtigungen pro Person. Speicherquoten sind sichtbar, gelöschte Elemente lassen sich aus dem Papierkorb wiederherstellen und Versionen bleiben bei der Datei.
Mit einer Pro-AI-Lizenz weist DocuVault Dateien automatisch Schlagwörter zu. Damit können Sie Dokumente nach Thema statt nur nach Namen suchen. Siehe My Drive und Freigaben.
PDFs im Browser bearbeiten
Fill and Sign füllt AcroForm-Felder aus und ergänzt Text, Häkchen und Datumsangaben. Unterschriften und Initialen können Sie zeichnen, mit Schreibschrift eingeben oder als Bild hochladen. Signaturprofile speichern diese Auswahl, typografische Einstellungen passen Anmerkungen an das Dokument an.
Edit Text überdeckt vorhandenen Text und legt den Ersatz darüber; es schreibt den PDF-Quellinhalt nicht neu. Die Seitennavigation erleichtert längere Dokumente. Exporte erzeugen Versionen mit einem SHA-256-Integritätsmanifest, behalten vorhandene digitale Signaturen bei und speichern direkt in DocuVault. Siehe PDF-Editor.
Unterschriften anfordern
Agreements macht aus einem PDF eine Anfrage mit festgelegter Unterschriftsreihenfolge. Platzieren Sie Felder für Unterschrift, Initialen, Text, Kontrollkästchen und Datum und weisen Sie sie Empfängern zu. Jede Person erhält an der Reihe eine E-Mail und unterschreibt über den Link ohne Gapfy-Konto.
Die Oberfläche verwendet die gewählte Sprache und verlangt ausdrückliche Zustimmung. Optional kann ein Einmalcode per E-Mail verlangt werden. Empfänger können mit Begründung ablehnen. Während des Vorgangs kann der Absender eine E-Mail-Adresse korrigieren oder Empfänger ersetzen; Erinnerungen und Ablaufdatum unterstützen die Nachverfolgung.
Zum Abschluss versiegelt DocuVault das Dokument, um spätere Änderungen erkennbar zu machen, ergänzt Abschlusszertifikat und Prüfprotokoll und archiviert das Ergebnis. Es handelt sich um eine einfache elektronische Signatur nach eIDAS. Siehe Agreements.
Rechnungen ohne vollständige Drive-Freigabe übergeben
Reconcile sammelt Rechnungen und bietet der Buchhaltung ein eigenes Monatsportal. Sie erhält den nötigen Zugriff, ohne alle Teamdateien sehen zu können. Siehe Reconcile.