Premiers pas

DocuVault est l'espace documentaire de Maestro. Ce guide présente le parcours allant du dépôt d'un fichier à son partage, sa modification ou une demande de signature, sans le transférer entre plusieurs services.

Ouvrir My Drive

Ouvrez DocuVault dans Maestro et commencez dans My Drive. Les fichiers personnels et partagés sont organisés en dossiers. Les quotas indiquent l'espace disponible avant l'ajout de fichiers volumineux.

Créez un dossier et déposez-y un fichier par glisser-déposer. Ouvrez l'aperçu pour vérifier le document. Les versions suivent ses modifications et les éléments supprimés restent récupérables dans la corbeille.

Consultez My Drive et partage.

Partager avec les bonnes personnes

Choisissez le fichier et les personnes qui en ont besoin. Les droits sont définis individuellement ; partager un document n'impose pas d'ouvrir le reste du drive. Vérifiez les destinataires et leurs accès avant de terminer.

Avec une licence Pro AI, les fichiers peuvent recevoir automatiquement des mots-clés. Ceux-ci permettent une recherche par sujet, en plus du nom de fichier.

Modifier un PDF

Ouvrez Fill and Sign pour remplir les champs AcroForm ou ajouter du texte, des coches et des dates. Les signatures et paraphes peuvent être dessinés, saisis ou importés comme image. Un profil enregistré permet de les réutiliser.

Pour une correction visuelle du texte, Edit Text recouvre le contenu existant et place le remplacement par-dessus. L'export crée une version avec un manifeste d'intégrité SHA-256, conserve les signatures numériques présentes et s'enregistre directement dans DocuVault. Voir Éditeur PDF.

Demander la signature d'une autre personne

Utilisez Agreements lorsqu'une autre personne doit signer le PDF. Placez les champs, attribuez-les et définissez l'ordre. Chaque destinataire reçoit un lien par e-mail à son tour, sans avoir besoin d'un compte Gapfy.

DocuVault recueille le consentement explicite et peut ajouter un code à usage unique par e-mail. Une fois toutes les signatures recueillies, le document est scellé pour rendre les modifications détectables, accompagné d'un certificat de réalisation et d'une piste d'audit, puis archivé. C'est une signature électronique simple au sens d'eIDAS. Voir Agreements.

Préparer la transmission des factures

Utilisez Reconcile pour rassembler les factures et donner au comptable un portail mensuel dédié, sans partager tout le drive. Le parcours est décrit dans Reconcile.