Découvrir Gapfy DocuVault
Gapfy DocuVault est le module de gestion documentaire de Maestro. Il réunit fichiers personnels et partagés, édition de PDF, demandes de signature électronique et transmission de factures au comptable dans un espace web pour l'équipe.
Organiser les fichiers dans My Drive
My Drive propose des dossiers, le dépôt par glisser-déposer, des aperçus et des droits par personne. Les quotas de stockage sont visibles, les éléments supprimés sont récupérables dans la corbeille et les versions restent associées au fichier.
Avec une licence Pro AI, DocuVault attribue automatiquement des mots-clés aux fichiers. La recherche peut retrouver un document par son sujet, au-delà de son nom. Voir My Drive et partage.
Modifier les PDF dans le navigateur
Fill and Sign permet de remplir les champs AcroForm et d'ajouter du texte, des coches et des dates. Vous pouvez dessiner signatures et paraphes, les saisir avec des polices manuscrites ou importer une image. Les profils de signature conservent ces choix et les réglages typographiques adaptent les annotations au document.
Edit Text recouvre le texte existant et place le nouveau par-dessus ; il ne réécrit pas le contenu source du PDF. La navigation entre pages facilite le travail sur les documents longs. Les exports créent des versions avec un manifeste d'intégrité SHA-256, conservent les signatures numériques présentes et sont enregistrés directement dans DocuVault. Voir Éditeur PDF.
Demander des signatures
Agreements transforme un PDF en demande avec un ordre de signature. Placez les champs de signature, paraphe, texte, case à cocher et date, puis attribuez-les aux destinataires. Chaque personne reçoit un e-mail à son tour et signe depuis le lien sans compte Gapfy.
L'écran utilise la langue choisie par le destinataire et recueille son consentement explicite. Un code à usage unique par e-mail peut être demandé. Le destinataire peut refuser en précisant une raison. Pendant le processus, l'expéditeur peut corriger une adresse ou remplacer un destinataire, avec des rappels et une date d'expiration.
À la fin, DocuVault scelle le document pour rendre les modifications ultérieures détectables, ajoute un certificat de réalisation et une piste d'audit, puis archive le résultat. Il s'agit d'une signature électronique simple au sens d'eIDAS. Voir Agreements.
Transmettre les factures sans ouvrir tout le drive
Reconcile rassemble les factures et propose au comptable un portail mensuel dédié. Il dispose de l'accès nécessaire sans voir tous les fichiers de l'équipe. Consultez Reconcile.